«Оформление и подготовка конфиденциальных дел к передаче на архивное хранение»

Составить и оформить номенклатуру конфиденциальных дел для конкретной организации. Составить и оформить следующие документы из списка, необходимые на стадии оформления и подготовки конфиденциальных дел к передаче на архивное хранение и при проведении проверок наличия конфиденциальных дел, документов и учетных журналов:

1) справка-заместитель документов дела;

2) обложка конфиденциального дела;

3) внутренняя опись документов дела;

4) карточка учета выдачи конфиденциального дела;

5) лист-заверитель дела;

6) акт о выделении к уничтожению конфиденциальных дел и документов;

7) акт о проверке конфиденциальных дел, документов и учетных журналов.

Методические рекомендации по выполнению задания:

Практическое задание выполняется письменно в формате Microsoft Office Word 2003 с указанием номера пункта.

В пункте 1 должна быть оформлена номенклатура конфиденциальных дел по установленной форме, с указанием не менее десяти конфиденциальных дел, с заполнением всех необходимых граф табличной части документа по каждому делу (тому) и всех необходимых подписей и виз.

Реквизиты номенклатуры конфиденциальных дел должны быть оформлены согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», включая необходимые дополнительные реквизиты, характерные для оформления конфиденциальных документов.

Номенклатура конфиденциальных дел должна быть представлена как готовый документ.

Номенклатура конфиденциальных дел может быть оформлена в виде картинки с условием свободного и четкого прочтения всех реквизитов и отметок.

В пункте 2 все разрабатываемые конфиденциальные документы должны быть оформлены согласно типовым формам.

Должно быть оформлено не менее одного указанного документа.

Внутренняя опись документов дела должна содержать не менее 15 различных конфиденциальных документов, которые по своему содержанию могут составлять одно конфиденциальное дело.

В листе-заверителе дела должно обязательно содержаться указание на особенности физического состояния конфиденциальных документов дела и особенности их формирования.

Акт о выделении к уничтожению конфиденциальных дел и документов должен содержать не менее семи порядковых номеров с заполнением всех граф.

Все документы из списка должны быть представлены как готовые документы с оформлением всех необходимых подписей и виз.

Документы могут быть оформлены в виде картинок с условием свободного и четкого прочтения всех реквизитов и отметок.