«Организация конфиденциального документооборота»

Оформить основные учетные формы конфиденциальных документов, встречающиеся на всех стадиях конфиденциального документооборота, из следующего списка:

1) журнал (карточка) учета изданных конфиденциальных распорядительных документов и протоколов (по каждому виду отдельно);

2) журнал учета изданных конфиденциальных документов;

3) реестр учета временно передаваемых конфиденциальных документов;

4) журнал учета поступивших конфиденциальных документов;

5) журнал учета конфиденциальных документов выделенного хранения;

6) карточка учета выдачи конфиденциального документа (дела);

7) журнал учета копирования конфиденциальных документов;

8) штамп разрешения на копирование конфиденциальных документов;

9) карточка контроля исполнения конфиденциального документа.

Составить и оформить документы, содержащие конфиденциальную информацию, подлежащие копированию, с указанием всех необходимых реквизитов и отметок, наносимых на документ в процессе изготовления копий, и сами экземпляры копий этих документов, с указанием всех необходимых реквизитов и отметок.

Конфиденциальные документы оформить для следующих видов копирования:

1) изготовление дополнительных экземпляров (тиражирование) конфиденциальных документов;

2) снятие копий с конфиденциальных документов;

3) производство выписок из конфиденциальных документов.

Методические рекомендации по выполнению задания:

Практическое задание выполняется письменно в формате Microsoft Office Word 2003 с указанием номера пункта.

В пункте 1 должно быть оформлено не менее пяти порядковых номеров в каждом учетном журнале и реестре из списка с заполнением всех граф, не менее трех карточек на каждый вид карточки из списка и не менее трех штампов для разных видов документов.

В пункте 2 все разрабатываемые конфиденциальные документы должны быть оформлены согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», включая необходимые дополнительные реквизиты, характерные для конфиденциальных документов.

По каждому указанному виду копирования должен быть оформлен один конфиденциальный документ и необходимое количество экземпляров копий (по усмотрению) с оформлением всех необходимых реквизитов и отметок, как на лицевой, так и на оборотной стороне конфиденциального документа, наносимых в процессе изготовления копий на документ и на сами копии.

Документ и сами копии могут быть оформлены в виде картинки с условием свободного и четкого прочтения всех реквизитов и отметок.