«Система поддержки принятия решений»

Кейс «Создание курса-системы поддержки принятия решений «Заключение договоров в компании "Балтика"»"

1. Ситуация: Компания "Окна Сибири» (название компании вымышлено), основанная в 1998г., сегодня является лидером в регионе по производству пластиковых и деревянных окон (на её долю приходится почти 40% рынка). На начало 2010г. у «Окон Сибири» было 6 заводов, численность сотрудников компании - около 1 000 человек. Более двухсот сотрудников компании так или иначе связаны с заключением догово- ров, среди них - менеджеры по маркетингу, по закупкам, сотрудники IT-отдела. Руководство компании отмечает, что в последние годы из-за неправильно состав- ленных договоров компания несёт большие потери: появляются претензии как контр- агентов, так и налоговых органов, которые охотно штрафуют компанию за несоблюдение правил составления договоров. Так, за последние 5 лет "Окна Сибири" отвечала по 60 налоговым судебным делам, а налоговые доначисления составили около 90 млн. рублей. Основной претензией налоговых органов была недостаточная проверка контрагентов на добросовестность - за ошибки младшего и среднего персонала приходится расплачивать- ся всей компании. Руководство «Окон Сибири», видя сложившуюся ситуацию, решило организовать учёбу своих сотрудников, ответственных за составление договоров. Как упоминалось выше, это более двухсот человек, следовательно, очные тренинги окажутся слишком до- рогими и растянутыми во времени, остаётся только дистанционное электронное обуче- ние. В конце 2010г. компания заказала компании «IT-proba» создание электронного кур- са с рабочим названием «Заключение договоров в компании «Окна Сибири». Условие: Курс должен обучить сотрудников: а) ключевым принципам работы с контрактами (с акцентом на основные проблем- ные и рисковые для компании области), б) увидеть последствия тех или иных своих действий в цифрах и фактах, которые бы объясняли, почему в компании возникают такие требования к заключаемым контрактам. Заказчики курса ожидают, что в результате обучения сотрудников: а) снизится количество обращений ответственных исполнителей по заключению до- говоров в финансовую и IT-службы, б) повысится мотивация сотрудников к более внимательной работе с договорами. Решение: Можно было бы пойти традиционным путём: сделать стандартный электронный курс - наподобие презентации или слайд-шоу, в котором слушателям была бы отведена роль пассивных получателей информации. Знания контролировались бы промежуточны- ми и итоговыми тестами. Всё стандартно, все довольны. Однако, был предложен другой вариант курса - симулятор процесса заключения договора. Всё, что делают сотрудники, может быть представлено как процесс, или цепочка шагов, необходимых для получения результата. Заключение договора и сопутствующие ему процедуры - проверка контрагентов, сбор документов, проверка информации и пр. - это тоже процесс, который необходимо выполнять очень точно, неукоснительно соблю- дая все процедуры. Сотрудник компании может заучить наизусть все этапы процесса, может даже написать их на листке бумаги и прикрепить на стену, но не факт, что он бу- дет понимать, зачем нужно выполнять те или иные действия. Так как одной из задач, поставленных заказчиками, была необходимость показать сотрудникам, как их действия отразятся на компании в целом, то решено, что курс, ос- нованный на виртуальном прохождении всего процесса заключения договоров, будет са- мым наглядным вариантом. Пользователь должен выбрать один из вариантов, чтобы пойти дальше Структура курса: Курс должен состоять из шести модулей по количеству этапов бизнес-процесса:
2. Выбор поставщика
3. Определение статуса контрагента
4. Проверка контрагента
5. Подготовка договора
6. Согласование договора
7. Работа с первичными документами В начале каждого модуля идет несколько слайдов с описанием этапа, затем слуша- тель переходит к схеме этапа. Каждая схема состоит из нескольких ветвей, курсант сам выби