Как только абитуриент становится студентом, в стенах альма-матер на него заводят личное дело. Звучит немного угрожающе, не так ли?
На самом деле беспокоиться не о чем. Этот документ никоим образом не нарушает права учащегося, о которых можно почитать на нашем телеграм-канале.
Давайте изучим, что такое личное дело студента, для чего нужен этот документ, правила его оформления, и сколько личное дело будет храниться в стенах университета/колледжа.
Что собой представляет личное дело студента
Личное дело – это документ, который формируется с момента поступления в вуз. Это папка со всей информацией о студенте.
Личное дело студента формируется во время приемной комиссии. Если абитуриент зачислен, его личное дело передают в ректорат, где оно и хранится до конца учебы. Каждому личному делу учащегося присваивается порядковый номер.
Какие документы входят в состав личного дела
В ходе учебы в личное дело студента подшивают отметки, а также выписки из приказов о переводе на следующий курс.
В личных делах студентов колледжей и университетов содержатся следующие документы и информация:
- личная карточка;
- медицинская справка;
- копия паспорта;
- копии документов о среднем образовании;
- номер приказа о зачислении студент;
- документы об отчислении или восстановлении;
- документы об академическом отпуске;
- характеристики с места прохождения учебной, производственной и преддипломной практики;
- сведения об изменении семейного положения (вступил в брак или оформил развод);
- данные о смене фамилии;
- фотографии;
- документ о прохождении флюорографии;
- копии свидетельства о рождении детей.
В личное дело студента вкладываются документы о его переводе из одного вуза в другой. Кроме того, если студент пришел учиться в вуз по целевому направлению, в папке будет храниться и копия договора с тем, кто оплачивает обучение в вузе.
В папку с личным делом подшивают и те документы, которые дают ему право на предоставление определенных льгот: копии свидетельства о многодетности родителей, инвалидности и пр.Все документы хранятся в хронологическом порядке, поэтому по содержимому папки будет легко отследить, что и когда происходило в жизни учащегося.
Если внутри папки собралось много документов, составляется опись личного дела студентов.
Пример описи личного дела:
Что происходит с личным делом, когда студент заканчивает обучение
Когда студент закончил обучение, в его личное дело подшивают выписки приказов о допуске к сдаче госов, защите диплома, обходной лист, копия диплома, вкладыш с отметками и характеристику за всё время обучения. Сюда же вкладывают зачетную книжку и студенческий билет.
Если во время учебы студент потерял студенческий билет, он должен написать заявление об утере на имя ректора и приложить копию (или оригинал) объявления из газеты об утере документа. Если была утеряна зачетная книжка, ее придется восстанавливать.По окончании учебы личное дело помещают в архив.
Личное дело иностранного студента
Кроме стандартного перечня документов, жителям других стран перед началом обучения придется предоставить следующие сведения:
- заверенные нотариально копии всех страниц документа, удостоверяющего личность иностранного студента (паспорта);
- копия действующей миграционной карты;
- копия отрывной части уведомлении о прибытии иностранца (если есть);
- оригиналы и заверенные нотариально копии документов об образовании, полученные в других странах.
Сколько хранятся личные дела студентов
Срок хранения личных дел студентов в архиве университета/колледжа – 75 лет.
Личные дела отчисленных на 1-3 курсе студентов хранятся только 15 лет. Если учащийся перед отчислением успел закончить 4 и больше курсов, его личное дело будут хранить столько же, сколько и выпускника – 75 лет.
Как хранится личное дело студента
Любая информация, которая помещается в папку с личным делом, считается строго конфиденциальной и не может быть раскрыта третьим лицам. Поэтому папки хранятся в строго засекреченном месте с ограниченным доступом.
Передавать личные данные можно только в случае, если студент предоставит письменное разрешение.
Если персональные данные студента из личного дела будут незаконно переданы посторонним, виновные подвергаются дисциплинарной, материальной, гражданско-правовой, административной, уголовной ответственности.Вот так выглядит личное дело студента (образец министерства образования):
Студент должен быть готов к тому, что в эту папку будет попадать любая информация о его официальной деятельности, проступках и взысканиях, успехах и неудачах. Сама по себе эта информация ничего не значит. Но если учащийся попадет в трудную ситуацию и будет просить помощи у руководства вуза, личное дело обязательно изучат, чтобы понять, стоит его поддерживать или нет.
В любом случае помните: если времени на домашнюю работу не хватает, не стоит забрасывать обучение. Ведь рядом есть сервис студенческой помощи, который готов подставить плечо в трудную минуту и перенять часть ваших забот на себя.
